Por qué auditar a tu proveedor de limpieza
Desde la reforma en materia de subcontratación publicada en el DOF el 23 de abril de 2021, quien contrata servicios especializados con un proveedor que incumple sus obligaciones responde de forma solidaria frente a los trabajadores que le prestaron el servicio. Esto aplica en materia laboral, de seguridad social y de vivienda.
En lo fiscal, la Ley del ISR y la Ley del IVA condicionan la deducción y el acreditamiento de estos pagos a que el contratante verifique el registro del proveedor y obtenga cierta documentación. Una auditoría periódica te permite demostrar que hiciste esa revisión.
Registro REPSE vigente
El primer documento es el registro ante la STPS. Pide el número de aviso de registro y confírmalo tú mismo en el padrón público de repse.stps.gob.mx, revisando razón social, vigencia y servicios autorizados. La ley pide verificar el registro cuando se efectúa el pago, por lo que conviene repetir la consulta y guardar la evidencia en cada periodo.
El contrato de servicios especializados
La Ley Federal del Trabajo exige que la subcontratación de servicios especializados se formalice mediante contrato por escrito en el que se señale el objeto de los servicios y el número aproximado de trabajadores que participarán.
Como buena práctica, revisa además que el contrato identifique al proveedor con la misma razón social que aparece en el padrón y en las facturas, que el objeto coincida con los servicios autorizados en su registro y que establezca la obligación del proveedor de entregarte la documentación de cumplimiento en plazos definidos.
Documentación fiscal del personal asignado
La Ley del ISR establece que, para servicios especializados, el contratante debe obtener del contratista copia de los comprobantes fiscales por pago de salarios de los trabajadores que le prestaron el servicio, del pago de las retenciones de ISR de esos trabajadores, del pago de cuotas obrero patronales al IMSS y del pago de aportaciones al INFONAVIT.
La Ley del IVA pide obtener copia de la declaración del IVA del contratista y del acuse de recibo del pago correspondiente al periodo en que se pagó la contraprestación. El contratista debe entregarla a más tardar el último día del mes siguiente al del pago; si no la obtienes en ese plazo, debes presentar una declaración complementaria que disminuya el IVA acreditado.
- CFDI de nómina de las personas trabajadoras asignadas a tu servicio.
- Comprobante del entero de retenciones de ISR por salarios.
- Declaración de IVA del proveedor y su acuse de pago del periodo.
- Opinión de cumplimiento de obligaciones fiscales del SAT, como apoyo adicional.
Seguridad social y vivienda: IMSS e INFONAVIT
Además de los comprobantes de pago de cuotas al IMSS y aportaciones al INFONAVIT, los prestadores de servicios especializados deben informar cada cuatrimestre a ambos institutos los datos de sus contratos y de los trabajadores asignados, a más tardar el día 17 de enero, mayo y septiembre. Ante el IMSS esta información se presenta en el sistema ICSOE.
Pide los acuses de esos informes cuatrimestrales y revisa que tu contrato esté incluido. El IMSS también publica un listado público de contratos de servicios y obras especializados, y un listado con información inconsistente, que puedes consultar en imss.gob.mx/icsoe.
Para la opinión de cumplimiento en materia de seguridad social, el IMSS permite que el proveedor te autorice como tercero para consultarla directamente en el Buzón IMSS con tu e.firma.
Seguridad e higiene del personal de limpieza
Aunque no es un requisito para la deducción, una auditoría completa también revisa que el personal que trabaja en tus instalaciones tenga equipo de protección personal adecuado, que existan hojas de datos de seguridad de los productos químicos que se usan y que haya evidencia de capacitación, por ejemplo constancias DC-3. Consulta nuestra guía sobre NOM-017 y NOM-018 en servicios de limpieza para el detalle.
Cómo organizar la revisión
Abre un expediente por proveedor con una carpeta por cada periodo pagado. Define en el contrato qué documentos se entregan y en qué plazo, y lleva un calendario con el vencimiento del REPSE y las fechas de los informes cuatrimestrales.
Esta guía es información general y no sustituye la asesoría de un especialista laboral, fiscal o en seguridad y salud en el trabajo.
Checklist
Información de carácter general. No sustituye la asesoría de un especialista legal, fiscal o de seguridad e higiene para tu caso concreto.
Fuentes oficiales
- DOF: Decreto de reforma en materia de subcontratación laboral (23/04/2021)
- STPS: Plataforma y Padrón Público del REPSE
- IMSS: Sistema ICSOE para informar contratos de servicios u obras especializados (27/08/2021)
- IMSS: Listado público de contratos de servicios y obras especializados (16/06/2025)
- IMSS: Servicios digitales para consultar la opinión de cumplimiento de proveedores (23/09/2022)